Kuota Per Pilihan, Tiket QR, dan Check-in: Kelola Acara Tanpa Spreadsheet Kedua

Bayangkan workshop dengan dua sesi: pagi 30 kursi, siang 30 kursi. Link pendaftaran disebar, lalu sesi pagi ludes dalam sejam. Biasanya panitia baru sadar setelah ada 45 pendaftar di sesi pagi. 😅

Tiga fitur baru di TanggletForm menutup celah itu: kuota per pilihan, tiket QR, dan check-in.

1. Kuota per pilihan

Di tab Pertanyaan, pada pertanyaan pilihan ganda, kotak centang, atau dropdown, setiap opsi punya kolom kecil untuk kuota. Isi angkanya, misalnya 30. Kosongkan kalau opsi itu tidak dibatasi.

Yang terjadi di sisi peserta:

• Opsi yang masih tersedia menampilkan "Sisa N".
• Begitu kuota habis, opsi berubah jadi "Penuh" dan tidak bisa dipilih.
• Kalau dua orang menekan kirim hampir bersamaan untuk kursi terakhir, server tetap menolak yang kelebihan dan meminta pengisi memilih opsi lain.

Kuota ini terpisah dari batas jumlah respons di Pengaturan. Batas respons membatasi seluruh form, sedangkan kuota membatasi satu pilihan tertentu.

2. Tiket QR

Di tab Pengaturan → Acara & tiket, nyalakan Tiket QR untuk peserta. Setelah mengirim, peserta melihat tombol Buka tiket saya. Halaman tiketnya berisi:

• Nama peserta, judul acara, dan kode QR
• Kode pendek 8 karakter untuk cadangan kalau kamera bermasalah
• Status kehadiran
• Waktu dan tempat acara (kalau kamu isi), plus tombol Tambah ke kalender

Kamu bisa mengisi waktu acara (WIB) dan tempat atau tautan di bagian yang sama. Keduanya tampil sebagai label rapi di bagian atas form.

3. Check-in di pintu masuk

Buka Respons → Check-in. Di sana ada:

• Hitungan hadir, terdaftar, dan belum
• Kolom kode tiket untuk input manual
• Tombol scan QR dengan kamera (di browser yang mendukung, misalnya Chrome di Android)
• Daftar peserta yang bisa dicari, dengan tombol tandai hadir atau batalkan

Tiket yang sudah pernah dipindai diberi tahu "sudah check-in sebelumnya", jadi satu tiket tidak bisa dipakai dua kali tanpa ketahuan. Check-in hanya bisa dilakukan anggota tim dengan akses editor ke atas.

Alur yang kami sarankan

1. Buat form pendaftaran, isi kuota tiap sesi.
2. Nyalakan tiket QR dan isi waktu serta tempat acara.
3. Bagikan link form seperti biasa.
4. Di hari-H, dua orang panitia membuka halaman Check-in di HP masing-masing.

Hal yang perlu kamu tahu

• Tiket mengikuti form. Kalau respons dihapus, tiketnya ikut tidak berlaku.
• Kode QR berisi alamat tiket di TanggletForm, bukan data pribadi peserta.
• Scan kamera butuh izin kamera dan koneksi HTTPS. Kalau tidak tersedia, kode manual tetap bekerja.

Sudah dengan kuota, tiket, dan check-in, satu form bisa menggantikan daftar pendaftar, daftar hadir kertas, dan satu spreadsheet tambahan. Silakan dicoba di acara berikutnya! 🎟️